Wel of geen regels op de werkvloer...?

Toen Coopr nog een Mini Coopr was, waren er nauwelijks afspraken over werktijden. Met een kleine groep mensen ging alles vanzelf. Je wist waar mensen waren als ze niet op kantoor waren en ook wat je aan elkaar had. Toen ik bij Coopr aansloot zaten we hier met 8 personen (mede door 2 zwangerschapsverloven in die tijd). Tegenwoordig zijn dat er 23. Een hele fijne groep talenten bij elkaar, maar 8 of 23 is wel andere koek...

We werken met mensen met allemaal verschillende persoonlijkheden, andere achtergronden en andere verwachtingen. De ene persoon heeft een werkverleden waarbij werkafspraken erg strak waren. Anderen zijn meer vrijheid gewend. De ene persoon wil duidelijkheid: weten hoe laat een collega uiterlijk binnen is en wat je van die persoon kunt verwachten op een dag. De ander houdt zich daar helemaal niet mee bezig. Als het werk maar af is. De ene persoon vindt aanwezigheid op kantoor heel belangrijk. De ander vindt dat bellen, mailen of chatten net zo goed kunnen werken in een samenwerking.

In de afgelopen tijd is dit steeds meer een onderwerp van gesprek op kantoor. Moeten we wellicht meer regels instellen en mensen kaders geven...? Voor werktijden, aanwezigheid, etc.? Tja. Coopr is juist een organisatie waar er geen geschreven regels zijn. Geen kaders, omdat het allemaal vanzelf ging. En omdat 'geschreven regels' ook niet zo bij de organisatie passen. Bij Coopr is werken op basis van vertrouwen namelijk een groot goed. En dat staat los van de tijd of de plek. Aan de andere kant was dat in de Mini Coopr tijd. En is het aantal passagiers nogal gestegen... Zijn er in een grotere organisatie wellicht gewoon meer regels nodig? Dat is de vraag waar we nu voor staan.

Gaan we kaders instellen? Mensen vragen minimaal X aantal dagen op kantoor te zijn en iedere dag voor half 10 binnen te zijn? Of is het kader dat er geen kader is? En gaan we volledig over op het Nieuwe Werken? Het is een lastige! Daarom ben ik even gedoken in de wereld van het Nieuwe Werken. Want wat wordt hier precies mee bedoelt? Het is een term die door Microsoft in de wereld is gebracht en staat voor "plaats- en tijdonafhankelijk werken door kenniswerkers". Het maakt dus niet uit waar je bent, zolang je het werk maar doet. Of je nu 1, 3 of 5 dagen per week op kantoor bent. Wat zijn nu de voordelen van vrijheid volgens "het nieuwe werken"*:

Het Nieuwe Werken leidt - zegt men - tot betere bedrijfsresultaten en een hogere arbeidsproductiviteit.

Het Nieuwe Werken maakt diverse kostenbesparingen, zoals besparing van kantoorruimte, reiskosten en printkosten mogelijk.

De reisinspanningen (o.a. reistijd) van medewerkers nemen af. Het Nieuwe Werken maakt reizen minder noodzakelijk en biedt mogelijkheden om files te mijden door buiten de spits te reizen.

Het Nieuwe Werken is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor potentiële nieuwe medewerkers. Door de flexibiliteit in werktijden en -locaties, kunnen medewerkers zelf bepalen wanneer en waar zij werken en hebben medewerkers ook de balans tussen werk en privé in eigen hand.

Waar er voordelen zijn, zijn er uiteraard ook nadelen. Namelijk:

• De tools die bij het Nieuwe Werken horen, zorgen ervoor dat mensen heel flexibel kunnen werken. Zoveel flexibiliteit en 24/7 bereikbaar zijn, is niet voor iedereen goed. Mensen zijn hierdoor "always on" en kunnen daardoor hun werk steeds moeilijker loslaten. Ik herken het als een eigen valkuil. Een grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel in combinatie met deze flexibiliteit maken de dagen niet echt rustiger. De scheidslijn tussen werk en privé wordt steeds kleiner als je huis ook vaak je werkplek is. Oftewel: is op deze manier werken nu flexibeler of ervaren mensen vooral meer druk?
• Hoewel het Nieuwe Werken kostenbesparingen oplevert, wordt er voorbij gegaan aan de sociale kant. Het is heel belangrijk voor mensen die samenwerken om ook echt contact te hebben. Digitale contactmomenten vervangen nooit de interactie met echte collega's. Want vooral in echte gesprekken weet je elkaar te inspireren, motiveren en - ook niet onbelangrijk - met elkaar te lachen! Dat maakt de dag toch echt een stukje waardevoller...
• Hoe minder werkervaring je hebt, hoe meer je leert van de mensen om je heen. Vol vrijheid rondfladderen zonder een vaste werkplek? Ik denk dat mensen daar echt minder door leren en zich minder snel ontwikkelen. Het horen hoe een ervaren collega gesprekken voert of meepraten in de discussies tussen collega's onderling zijn wat mij betreft onbetaalbaar.

Goed. Voor- en nadelen dus. Heel eerlijk gezegd vind ik geen van beide vormen ideaal. Aan de ene kant lijkt het me prima om te blijven sturen op resultaat in plaats van aanwezigheid. Het gaat uiteindelijk om de output van mensen, ongeacht de uren die ze op kantoor doorbrengen. Aan de andere kant leer je heel veel van elkaar op kantoor en is het dus waardevol om veel tijd samen door te brengen. Iemand die geweldige output heeft, maar totaal geen aansluiting bij de groep heeft, is ook geen succes.Mijn voorkeur gaat dus uit naar een beetje van allebei: de flexibiliteit van het nieuwe werken in combinatie met de sociale contactmomenten. Iets meer traditioneel werken, dan het nieuwe werken. Maar wel in een goede mix. Dus mensen de optie geven om hun werktijden zelf in te delen en af en toe thuis te werken. Maar elkaar meer dagen wel dan niet te zien. Wat wel essentieel is, is dat mensen de vrijheid die ze krijgen dan niet misbruiken. En dat we blijven communiceren. Wil je je werktijden aanpassen? OK, maar laat het even weten. De gesprekken die we hier de laatste tijd over hebben op kantoor, hebben wellicht meer te maken met communicatie dan met de werktijden of werkplekken. De vraag blijft: moeten we dit vangen in strikte regels...?

Wat vind jij? Zijn regels op de werkvloer noodzakelijk? En hoe zorg je ervoor dat deze regels passen bij je organisatie...? Ik hoor graag je mening!

* Bron: Managementsite.nl