Succesvolle verandering begint met duidelijke communicatie

1. Wacht niet te lang met het communiceren van de verandering
Als je aan de slag gaat met een grote verandering dan gaat iedereen om je heen dit merken. Je focus verandert, je brengt tijd door met andere mensen, bent wellicht vaker afwezig. Je kunt wachten totdat je alles uitgedacht hebt, maar dat kost je meer dan dat het je oplevert. Een verandering is nooit een technocratisch proces, maar een proces dat te maken heeft met mensen. Die mensen zijn weerbaar, mits je duidelijk maakt dat jij hen vertrouwt. Dat doe je door vroegtijdig te communiceren over de verandering die op handen is. Dat je details niet weet? Dat zal niemand je kwalijk nemen als je open bent over gebeurtenissen en tijdslijnen?

2. Betrek een clubje mensen vroegtijdig
Binnen elke organisatie heb je mensen die bepalend zijn voor de toekomst van je organisatie. Dit betekent geenszins dat je andere mensen niet waardeert, maar er zijn altijd mensen die al voor de verandering zeer betrokken waren met de koers van je organisatie. Hoe goed je ook communiceert als leider, en hoe open je ook bent. Je hebt altijd mensen nodig die dichter bij het grootste deel van de organisatie staan. Als het grote moment van communiceren dan nabij is, dan organiseer je een zachtere landing.

3. Beloof weinig⁠
Als iets typerend is voor een verandering, dan is het wel dat er veel verandert. Wees dus daarom heel zuinig met beloftes. Als je een verandering aan het organiseren bent, dan kun je binnen een paar weken best heel anders over dingen gaan denken. Wat je dan niet wil, is dat mensen teleurstellen omdat je ze een specifieke rol of functie beloofd hebt. Je kunt best delen waar je aan denkt. Maar maak duidelijk dat er nog veel openligt en dat je communiceert over voortgang.

4. Laat weten wat je met suggesties doet
Als je de verandering gecommuniceerd hebt, dan begint het pas. Mensen zullen hulp aanbieden, met ideeën komen en veel met elkaar praten over de verandering. Schrijf alles op wat je hoort, en kom daar op vooraf afgesproken momenten op terug. Dat je niet met alle suggesties iets doet, is niet erg, het gaat erom dat je de mensen die de moeite genomen hebben om wat extra’s te doen erkent.

5. Informeer de buitenwereld snel
Het ingewikkelde van een verandering is dat je altijd te maken hebt met een oude en met een nieuwe situatie. Zolang je niet extern gecommuniceerd hebt, ben je zelf beperkt in je ‘license to operate’ en leef je meer in de oude, dan in de nieuwe situatie. Hoe sneller je open en eerlijk kúnt zijn, hoe meer je in de nieuwe realiteit kunt leven. Uiteraard snap ik dat dit niet altijd kan, met name niet, als je met een heel grote (beursgenoteerde) organisatie te maken heeft. Maar ook dan: streef naar een zo’n kort mogelijke periode tussen oud en nieuw.

6. Organiseer 30-70 meetings
Een veelgemaakte fout, is de fout dat er tijdens de verandering zelf heel zorgvuldig en grondig gecommuniceerd wordt, maar zodra de verandering gecommuniceerd is, alles wegvalt. Er wordt vrij makkelijk gesteld dat mensen niet van verandering houden. De vraag is, of dat helemaal waar is. Mensen vinden nieuwe dingen in de regel tof, wat vervelend is, is dat je afscheid moet nemen van dingen die je fijn vond, of dat je bepaald gedrag moet afleren. Veranderingsangst heeft veel meer met de angst voor verlies te maken, dan met de angst voor het onbekende. Hier moet je met meetings rekening mee houden. Besteed altijd aandacht aan de oude situatie, maar beperk dit tot maximaal 30%. Veel mensen vinden het comfortabel om over datgene te praten wat was. Wat de truc naar mijn idee is, is dat je juist spanning én comfort moet zien te krijgen bij wat je in de toekomst van plan bent.

7. Externe communicatie: wees niet te gedetailleerd
Voor externe communicatie geldt: beperk je tot de hoofdlijnen van je boodschap. Ten eerste omdat je vaak niet precies weet hoe dingen precies zullen uitpakken. Maar daarnaast moet je er ook voor waken dat een futiliteit het nieuws maakt. Zorg dus altijd dat je kort en bondig formuleert. Een goede methode om dit te doen is om heel snel in het proces het persbericht te schrijven. Het format van een goed persbericht dicteert dat je kernachtig formuleert.

8. Als je begint met communiceren: doe het dan snel achter elkaar
Ik houd niet van grote gaten in communicatie. Als er enorm veel tijd zit tussen interne en externe communicatie dan neem je een risico. Je vraagt je mensen om onderdeel te zijn van een bepaalde toekomst, dan mag je in mijn ogen niet van ze vragen om lang hun mond te houden. Betrokken mensen willen zich uiten en betrokken mensen willen jou helpen. Hoe sneller je dus communiceert na een verandering hoe meer lol en perspectief dat iedereen kan geven.

9. Laat de ophef die je kon voorspellen nooit je koers veranderen
Met verandering komt vaak weerstand. Is het niet intern, dan is het wel extern. Natuurlijk moet je altijd goed nadenken over feedback die je krijgt en publiciteit die er komt. Als er echter dingen gezegd worden die je voorspeld had, dan is het verstandig om je rug recht te houden. Mensen kijken naar jou als leider en oordelen over jou. Leiders die iets doen met feedback zijn krachtig. Leiders die buigen omdat er ophef in de pers is, komen zwak over. Dat is een dun, maar zeer belangrijk lijntje.

10. Ga ervan uit dat er iets gebeurt wat je niet verwacht had
Je kunt van één ding zeker zijn als je een verandering leidt, ondanks dat je dacht dat je alle scenario’s wel bedacht had, gaat er iets geks gebeuren. Ga dan niet zwammen, maar geef gewoon toe dat je dit niet verwacht had, en je moet nadenken over de vraag. Er is niks mis mee om daar dan op een later moment op terug te komen.

Verandermanagement: wat je als leider écht moet weten
Verandermanagement is nooit makkelijk, maar met de juiste aanpak kun je een heel eind komen. Door tijdig en duidelijk te communiceren, de juiste mensen te betrekken en niet te veel beloftes te doen, maak je de overgang wat soepeler voor iedereen. Vergeet niet dat verandering draait om mensen en hun gevoelens. Als leider moet je flexibel zijn en voorbereid op het onverwachte. Pak het stap voor stap aan, wees eerlijk, en onthoud dat je soms gewoon moet leren omgaan met de chaos.