De zes succesfactoren van een goed (PR)-event

1. Een sterke gastenlijst
Een goede gastenlijst is in mijn ogen de eerste stap naar een succesvol evenement, en vaak ligt dit volledig in handen van een PR-bureau. Gelukkig kun je dit gerust aan hen overlaten, want een sterk PR-bureau begrijpt welke connecties nodig zijn om een merk echt tot leven te brengen. Het draait om het uitnodigen van de juiste mensen, degenen die het merk authentiek kunnen vertegenwoordigen. Het is een plus als ze geen samenwerkingen hebben met concurrerende merken en als ze elkaar al een beetje kennen, wat de sfeer vaak opener maakt. Dit zorgt voor een meer betrokken en geloofwaardige aanwezigheid, zelfs als er geen betaald partnerschap aan te pas komt. Voor media gelden andere regels. Het is cruciaal om te begrijpen wat hun lezers interesseert en hen een aanbod te doen dat hen daadwerkelijk aanspreekt. Als een launch-event voornamelijk informatie biedt zonder veel extra’s, zullen ze waarschijnlijk de voorkeur geven aan een goed persbericht. Hun agenda's zitten immers vaak al vol.

2. Zintuigen prikkelen
Valerie: "Een event wordt memorabel wanneer het inspeelt op de zintuigen en een gevoel van exclusiviteit creëert. Personalisatie is daarbij essentieel, gasten moeten het gevoel hebben dat het event voor hen op maat is gemaakt. Daarnaast draait alles om de totale beleving: een event moet niet alleen visueel aantrekkelijk zijn, maar ook een emotionele connectie opbouwen. Het moet voelen als een unieke ervaring, iets wat mensen niet zomaar ergens anders kunnen meemaken."

3. Merk tot leven brengen
Mischa: Een merk komt tot leven wanneer je genodigden de kans geeft om er spontaan en authentiek over te delen, zonder dat ze zich gepusht voelen. Dit kan door bijvoorbeeld QR-codes neer te leggen die ze eenvoudig kunnen scannen, of door items te personaliseren, zodat ze zich speciaal voelen en uit eigen initiatief willen delen. Een voorbeeld dat ik recent zag, was het personaliseren van spiegels op hotelkamers met een boodschap als 'Hi [naam influencer], you look amazing', inclusief een hashtag en @-tag om het delen van content makkelijk te maken. Het draait om het de gasten zo gemakkelijk mogelijk maken, zodat ze zich in de watten gelegd voelen en uit dankbaarheid willen delen. Regel (in geval van een meerdaagse trip) vervoer, personaliseer hotelkamers, en verras ze steeds met nieuwe aspecten, zoals een pakketje op de kamer. Op deze manier breng je een merk niet pusherig, maar subtiel tot leven, wat ervoor zorgt dat genodigden het op een authentieke manier willen delen.

4. Storytelling
Een krachtig event heeft altijd een goed verhaal. Het is niet alleen de informatie die je wilt overbrengen, maar de manier waarop je dat doet. Storytelling zorgt ervoor dat je evenement niet alleen memorabel is, maar ook betekenis krijgt voor je gasten. Door het verhaal van je merk te verweven in het evenement, maak je het persoonlijk en relevant. Dit zorgt ervoor dat mensen zich echt kunnen verbinden met je merk en de boodschap die je probeert over te brengen. Het gaat erom de gasten mee te nemen in de reis die je merk maakt, de uitdagingen die het heeft overwonnen en de impact die het heeft. Zo wordt het evenement niet alleen een moment, maar een ervaring die nog lang bijblijft.

Valerie: "Storytelling is de rode draad die een event betekenisvol en impactvol maakt. Vanaf de eerste uitnodiging tot het moment dat de laatste gast vertrekt, moet alles kloppen en bijdragen aan het overkoepelende verhaal. Dit begint al in de voorcommunicatie, waarbij je nieuwsgierigheid opwekt en de juiste verwachtingen schept. Tijdens het event zelf draait alles om beleving en het volledig onderdompelen van de gasten in het verhaal. Nadien is de herbeleving belangrijk: een event moet blijven nazinderen via foto’s, video’s en social media-content die gasten spontaan delen."

5. Zichtbaarheid en follow-up
Een (PR)-event is niet af zodra het voorbij is. Het creëren van zichtbaarheid is een doorlopend proces. Dit kan via media-aandacht, maar ook door de genodigden zelf die het evenement via hun sociale media-kanalen delen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er voldoende content wordt gecreëerd die de juiste boodschap uitdraagt, zoals foto’s, video’s, en social media posts. Na het event moet er bovendien follow-up plaatsvinden, bijvoorbeeld door het delen van hoogtepunten, bedankjes aan genodigden en media, en het monitoren van de buzz die het event heeft gecreëerd.

6. Personalisatie
Valerie: "Personalisatie is belangrijk: Een gevoel van exclusiviteit en op maat gemaakte ervaringen. Nieuwe ontdekkingen: Of het nu om een product, concept of optreden gaat, mensen willen iets ervaren wat ze nog niet eerder hebben gezien of meegemaakt. Artiesten en sprekers met een persoonlijk verhaal: Laat ze eerst een connectie maken met het publiek voordat ze hun performance of presentatie geven. Unieke belevingen: Een event moet meer zijn dan een samenkomst – het moet een ervaring zijn die blijft hangen."