De kunst van samenwerken: 5 ingrediënten voor een droomrelatie tussen klant en bureau

De basis van elke sterke professionele relatie is openheid. In een sterke klant-bureaurelatie voelen opdrachtgevers het vertrouwen om relevante informatie proactief te delen, inclusief gevoelige zaken die impact kunnen hebben op hun reputatie. Als bureau kunnen we alleen koersen op wat we weten. Maar ook openheid en directheid in onderlinge communicatie valt hier wat mij betreft onder. Zit mijn contactpersoon niet lekker in z’n vel of speelt er voor hem of haar veel op de achtergrond? Vertel het alsjeblieft (zonder dat het een therapiesessie hoeft te worden) zodat wij als team daar rekening mee kunnen houden of zelfs extra support kunnen bieden. 

Een succesvolle samenwerking begint met heldere afspraken en briefings. Wat zijn de doelstellingen? Wat zijn de maatstaven van succes? Wat is ieders rol in het proces? De ideale opdrachtgever formuleert duidelijk wat succes betekent voor hun organisatie en voorziet ons van inhoudelijke feedback die verder gaat dan 'ik vind het leuk' of 'dit werkt niet'. Ze specificeren wat werkt, wat niet werkt en waarom. 

De PR-wereld kan hard spinnen en vereist soms snelle actie. De ideale klant is bereikbaar wanneer het nodig is en is duidelijk wanneer iets prioriteit verdient of wanneer iets urgent is. Als er buitenkansjes liggen waar haast achter zit, staat de klant ervoor open om ook zijn of haar agenda daarop aan te passen om gezamenlijk een mooi verhaal of item voor elkaar te boksen. Aan de andere kant: een droomklant begrijpt ook dat kwaliteitswerk tijd vergt. Dat betekent dus ook: tijdig briefen, realistische deadlines stellen en op tijd feedback geven zonder dat de snelheid af zou moeten doen aan de inhoud van die feedback. 

Veel genoemd: heb vertrouwen in ons. De meest vruchtbare samenwerkingen ontstaan wanneer klanten vertrouwen hebben in onze professionele inzichten, in onze kennis van wat wel of niet werkt, en dat oordeel ook meenemen in hun uiteindelijke beslissing. De ideale klant is niet aan het micromanagen en luistert goed naar advies, ook als dat afwijkt van hun initiële ideeën. Daarbij komt ook kijken dat een klant zelf óók expertise heeft en dus zeker ook zelf kritisch mag zijn en ons mag uitdagen wanneer daar ruimte voor is. De grondhouding 'kritische vriend' werkt volgens mij heel goed twee kanten op. Sterker, zo haal je het beste in elkaar naar boven. 

By far het meest genoemd in m'n rondgang onder collega's: in een droomrelatie fungeren wij als verlengstuk van onze klant. Uiteindelijk gaat het om het besef dat we samen meer bereiken dan apart. De ideale klant beschouwt ons niet als externe leverancier of dozenschuiver, maar als hun partner in crime (met wie je ook af en toe gewoon mag lachen!) Ze betrekken ons bij strategische besprekingen, delen successen én uitdagingen of verliezen, en zien ons als medestanders. Daarbij hoort ook: uitspreken als je ergens blij mee bent of trots. We zijn ten slotte ook maar gewoon mensen die blij worden van erkenning!