Onlangs deden wij zowaar mee aan een aanbesteding, iets wat zeldzaam is bij Coopr. Normaal gesproken zijn overheidsaanbestedingen niet ons speelveld, maar dit keer waagden we de stap. Wat ons opviel was de rigide schriftelijkheid van het proces, een methode die in schril contrast staat met onze voorkeur voor persoonlijk contact en spontane interactie.
Bureaus live testen bij pitches en aanbestedingen: een must
Blog
Opinie
Jos Govaart
29-02-2024
Lessen van een wijze leraar Engels
De aanbesteding bracht herinneringen terug aan mijn leraar Engels van de middelbare school. Een man van de oude stempel, gekleed in truien met ruitjes - wij noemden ze wybertjes. Thuis las hij liever boeken dan dat hij televisie keek, omdat je daar wijzer van werd, zo betoogde hij. Zijn mening over het schriftelijk eindexamen was duidelijk: hij vond het nietszeggend, vergelijkbaar met een woordzoeker, niet eens een kruiswoordpuzzel waardig. Volgens hem was er een bepaalde systematiek die je kon toepassen om de examens te doorgronden. En hij had gelijk, want met die methode behaalde ik een 9,1.
De aanbesteding bracht herinneringen terug aan mijn leraar Engels van de middelbare school. Een man van de oude stempel, gekleed in truien met ruitjes - wij noemden ze wybertjes. Thuis las hij liever boeken dan dat hij televisie keek, omdat je daar wijzer van werd, zo betoogde hij. Zijn mening over het schriftelijk eindexamen was duidelijk: hij vond het nietszeggend, vergelijkbaar met een woordzoeker, niet eens een kruiswoordpuzzel waardig. Volgens hem was er een bepaalde systematiek die je kon toepassen om de examens te doorgronden. En hij had gelijk, want met die methode behaalde ik een 9,1.
Wat heeft dit alles met die aanbesteding te maken? Welnu, ook zo’n aanbesteding is een puzzel. Mijn puzzel is het overigens niet, maar de spelregels zijn vaak duidelijk. Vooraf is helder waarop beoordeeld wordt. In dit geval ging een gedeelte om de inhoud, een even groot gedeelte om een impactmeting en een ander deel had op de een of andere manier met de prijs te maken. De uitslag? Ook hier 91 punten van de 100. Het was helaas net niet genoeg.
Een strijd tussen formaliteit en intuïtie
Het scoreformulier heb ik nu talloze keren bekeken, en nog steeds hangt er een zweem van onduidelijkheid omheen. Aanvankelijk hadden we een voorsprong na het presenteren van ons voorstel, maar na de vraag om een aangepaste offerte op basis van een paar minuten feedback, voelden we de grond onder onze voeten verschuiven. We probeerden helderheid te krijgen via e-mail, zonder veel succes. En net toen we dachten dat we op de goede weg waren, werden we op het nippertje ingehaald. Wat de doorslag gaf? Het blijft gissen. Misschien was het een kwestie van een zinsnede hier, een detail daar die we over het hoofd zagen.
Wat me verder frustreerde, was de rigide formaliteit van het proces. Eerlijk is het zeker, maar het ontneemt ons van onze sterkste kanten: het vermogen om te peilen wat een klant werkelijk beweegt. Is er een dieperliggend communicatieprobleem dat opgelost moet worden? Zoeken ze naar verlichting van hun werklast, of is het tijd voor vernieuwing en een frisse blik? Of zijn het simpelweg de harde resultaten die tellen? Die nuances, die in onze normale aanpak een rol spelen, konden we nu niet naar voren brengen.
Bij sommige aanbestedings- en pitchprocedures hebben ze dit gedeelte van het proces er vakkundig uitgesloopt. Je mag wel vragen stellen, maar een persoonlijk gesprek vooraf wordt niet georganiseerd. Het is altijd een dilemma. Onder welke voorwaarden doe je nu wel en niet mee aan een aanbesteding of pitch? De VIA heeft gelukkig een pitchcode die wel iets voorschrijft, maar heel veel zit toch in het subtiele. Is men transparant over welke bureaus nog meer meedoen?
Als opdrachtgever zou ik dit soort dingen altijd mogelijk maken. Zeker in het vakgebied waar wij actief zijn. Creatief zijn in grote en meeslepende processen kun je organiseren, zelfs inkopen, voor zo’n pitch. De kleine slimmigheidjes, ja die merk je in het dagelijkse werk. Als je bureau dat voor jou kan als ze een pitch moeten winnen, dan kunnen ze dat ook voor je doen in het dagelijkse werk.
Een conclusie met een voorbehoud
Onze conclusie voor deze pitch? Als de inhoud voor minder dan de helft telt, en we hebben vooraf geen persoonlijk contact, dan doen we niet meer mee. Totdat die ene RFP (Request for Proposal) binnenkomt van die prospect die we toch echt graag als klant willen hebben. En zo houden we allemaal dingen in stand die we eigenlijk niet moet willen.
Verleg je grenzen!
schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief!