7 tips om een PR-bureau te vinden dat bij jou past.

De afgelopen week stond voor mij en drie collega's in het teken van het voorbereiden van een pitch voor een hopelijk nieuw account. Morgen mogen we presenteren. Spannend en zin in! Soms worden we benaderd door een bedrijf waarbij we echt een geweldige 'natural fit' voelen. Dat komt dan deels door het product, maar vaak ook door de mensen en de wijze waarop we benaderd worden. Ik kan een notoire zeikerd zijn als het aankomt op hoe we aangeschreven worden bij een pitch/RFP. Een mail waarin om een samenwerking gevraagd wordt die begint met "Geachte heer/mevrouw" kan gemakkelijk op een enkeltje prullenbak met de toevoeging "eikels" rekenen. Want als je via onze site niet weet te achterhalen wie er bij Coopr werken, dan ben je èèèh, AARTSLUI.

Maar vandaag zeik ik niet. Het gaat de laatste tijd namelijk best goed. We hebben in deze fase óf geluk of de partijen die ons benaderen hebben ons blog van destijds gelezen. De partijen die ons nu aanschrijven doen dat keurig. En heel simpel: daardoor investeer je als bureau toch net iets meer. Dat is niet alleen goed voor de pitch, maar daar heb je op zeker ook profijt van in de samenwerking die volgt. Mocht je op zoek zijn naar een PR-bureau en meerdere bureaus met elkaar willen vergelijken, dan heb ik de volgende tips voor je.

Begin bij de klik!
Natuurlijk heb je in je netwerk al rondgevraagd wat goede bureaus zijn. Maar jij moet er dagelijks mee werken. En ik weet niet hoe het met jou zit, ik heb het liefst elke dag lol in wat ik doe. En lol wordt voor een groot gedeelte bepaald door de mensen met wie je werkt. Heel concreet betekent dat: Bel met alle bureaus die op je longlist staan. Of nog beter: ga langs. Of kies eventueel een tussenvorm via Skype en de Hangout.

Bied de gelegenheid tot het stellen van vragen
Benoem in het proces een mogelijkheid tot het stellen van vragen over de briefing. Dit is weer een contactmoment met het bureau. Zo kun je zien hoe het bureau zijn huiswerk aan het doen is, hoe het nadenkt in een gesprek. Je merkt ook wie zijn best doet voor het account.

Brief niet te uitgebreid
Laat een PR-bureau nooit een heel jaarplan maken voor een pitch. Dat wordt altijd een monster waar je niks mee kan. Beter is het om twee type vragen in je briefing te stellen. Iets specifieks en een algemene positioneringsvraag werkt vaak het beste.

Wees duidelijk
Wees duidelijk in je briefing. Over wat je echt wil. Maar ook over de randvoorwaarden. Benoem dus ook budget. Al is het een range. Het argument dat je dan de creativiteit van het bureau beperkt is onzin. Juist binnen beperkingen komt ware creativiteit naar voren.

Zorg voor sfeer
Ik heb een keer meegemaakt dat we echt letterlijk tegenover een jury stonden, alsof het X-factor was. Doe dat nooit! Of: als je het doet: nodig ons dan alsjeblieft niet uit! Ik had destijds bij binnenkomst al gegeten en gedronken. Zorg voor een informele sfeer waarbij ruimte is voor discussie. Juist in die discussie kun je de kwaliteit van het bureau testen. Adviseren wanneer je rustig achter je bureau zit is soms makkelijker dan on-the-spot een goed antwoord geven. Zeker wanneer jouw organisatie vraagt om snel schakelen, inhaken of adviseren, dan is dat een kwaliteit die je moet testen.

Probeer vroeg inzage te krijgen in het team
Vaak presenteren pr-bureaus hun team aan het einde van de presentatie. Benut het informele moment voordat de presentatie begint goed om in de gaten te krijgen welke rollen mensen met wie je aan tafel zit zullen vertolken wanneer je met ze aan de slag gaat.

Beslis snel
Wees nou maar eerlijk. Jullie weten tien minuten nadat de mensen van het bureau weg zijn echt wel waar je voorkeur ligt. Maak tempo. Een pitch voorbereiden kost tijd. Veel tijd. Vaak ook in avonduren en weekends. Dat is niet erg en part of the game. Maar wacht geen maand met beslissen. Dat is nergens voor nodig.