4 tips voor een geweldige medialijst

De eerste vragen die een goede PR-prof zichzelf stelt bij het zien van een case zijn: waarom en voor wie is dit relevant en hoe zorg ik dat deze case op de juiste plek komt? Dit binnen no time doorzien, vraagt om een verdomd goede kennis van het medialandschap. Maar hoe zorg je ervoor dat deze altijd up to date is? Voor mij werkt onderstaand stappenplan goed, maar een kleine waarschuwing is op zijn plaats; dit kost heel veel tijd! Zorg dat je die vrij maakt, want in the end scheelt dat een hoop.

1. Lezen, lezen, lezen
Ik weet het, als PR-prof moet je jezelf al door bergen informatie heen werken en dan loop je ook wel eens over. Om tot een goede basis-perslijst te komen voor jouw klant is er veel leeswerk nodig. Je hoeft niet alles te weten van iedere journalist, maar wel op je netvlies hebben welke journalisten relevant zijn en waar hun specialisme ligt. Stap één om te kunnen scannen op alle relevante onderwerpen is kennis van de klant. Vanuit deze kennis ga je kranten uitpluizen, tijdschriften lezen en het internet afstruinen. Ook tijdens het naar de radio luisteren en tv-kijken toets je snel je kennis. Alleen zo weet je precies welke journalist je moet hebben als je die ene specifieke boodschap onder de aandacht wilt brengen. Vaak zie je in een paar woorden of het stuk voor jou(w klant) relevant is. Sla de journalist die het nieuws heeft gebracht op in een bestand en volg waar hij of zij over schrijft. Tipje: Twitter vertelt je veel.

2. Rubriceren en organiseren
Voor iedere opdrachtgever heb je een basislijst. Organiseer deze in de belangrijke hoofd- en subthema's zodat je altijd snel te werk kunt gaan, maar ook om contacten te onderhouden met de belangrijkste journalisten. Houd daarbij rekening met timing. Elk medium heeft immers een ander leadtime. Een blog in de zomer een update sturen over de kersttrends van dit jaar heeft niet zoveel zin terwijl een tijdschrift dit niet vroeg genoeg kan krijgen. Bedenk dus goed wie je wanneer moet bereiken en zorg dat je medialijst ook daarop is gerubriceerd. Een glossy magazine heeft soms weken of zelfs maanden van tevoren behoefte aan informatie. Dagmedia kan een leadtime hebben van een dag of bijvoorbeeld een week. Online wil vaak graag direct op de hoogte worden gesteld van iets nieuwswaardig.

3. Cupido spelen
Je hebt een lijst en een plan om media te benaderen met jouw nieuws. Nu komt het leuke deel; je harde werk in de praktijk brengen en pitchen. Zoals Cupido mensen koppelt, zorg jij ervoor dat jouw verhaal en de journalist een match made in heaven zijn. Nu ik dit schrijf besef ik me hoeveel vooroordelen er zijn over het 'spinnen' van je verhaal, maar is de juiste insteek kiezen voor een specifiek medium echt zo verkeerd? Een onderwerp heeft vaak meerdere kanten die allemaal nieuwswaardig kunnen zijn voor weer een ander medium. Het zal je nog verbazen hoeveel goudmijntjes er open en bloot liggen als je de moeite neemt iets echt vanuit 360 graden te bekijken. Zo kom je weer bij stap 1, want als jij weet waar de voor jou relevante journalisten over schrijven, wordt het steeds makkelijker om een verhaal van je klant op meerdere manieren te bekijken en te analyseren. Houd je ogen en oren goed open en voorkom dat je dezelfde mail naar één grote medialijst stuurt!

4. Monitoren en bijstellen
Laat je verrassen. Soms kom je via een omweg bij een journalist terecht waarvan je in eerste instantie niet had gedacht hij of zij heel positief is en direct met je verhaal aan de slag gaat. Soms heb je na (lang!) zoeken een journalist gevonden waarvan je verwacht dat hij of zij perfect past bij het verhaal en komt er niet eens reactie of krijg ik zelfs een mededeling dat hij of zij in het vervolg geen informatie meer wil ontvangen. En redacties wisselen natuurlijk ook continu. Kortom, denk nooit dat je medialijst af is.

Wie heeft er nog meer tips om tot een geweldige medialijst te komen?